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Alle Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeitern werden als Mitarbeitergespräche bezeichnet, wenn sie über die alltägliche Kommunikation hinaus gehen. Gespräche in unmittelbarer Verbindung mit der Erfüllung der Arbeit, wie Anweisungen zur Arbeit vom Vorgesetzten, gehören danach nicht unter die Rubrik Mitarbeitergespräche. Anlässen und besondere Themen, die ein zusammensetzen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter benötigen, sorgen für das Prädikat Mitarbeitergespräch. Bei einem solchen Gespräch sollen die Parteien ihre Meinungen austauschen.


Das Mitarbeitergespräch kann weiter durch folgende Eigenschaften eingeteilt werden:

• Damit eine Abgrenzung zur reinen Kontaktpflege geschaffen wird, müssen Mitarbeitergespräche immer einen Sachinhalt und ein Ziel besitzen.
• Mitarbeitergespräche können zu regelmäßigen und geplanten Terminen, wie Beurteilungsgesprächen absolviert werden. Ebenso können auch anlassbezoge Gespräche, wie Feedbackgespräche stattfinden.
• Mitarbeitergespräche werden meist mit dem direkten Vorgesetzten durchgeführt. In Ausnahmen kann ein Gespräch, auch mit höheren Vorgesetzten oder der Personalabteilung durchgeführt werden.
• Mitarbeitergespräche werden meistens unter vier Augen vollzogen. In Ausnahmefällen können weitere Personen hinzugezogen werden. Dies könnte bspw. bei einem Disziplinargespräch ein höherer Vorgesetzter oder ein Mitglied des Betriebsrats sein.

Betrachtet man die Inhalte, so wird deutlich, dass Mitarbeitergespräche Aufgabe der Führungskräfte sind. Daher können diese nicht delegiert werden und müssen selbstständig durchgeführt werden. Einzig können Teile der Gesprächsvorbereitungen an andere Mitarbeiter weiter gereicht werden. Dies können beispielsweise das Zusammentragen von Informationen und das Organisieren von Räumen sein.